Una buena organización en cualquier tipo de evento empresarial, se trata de un aspecto fundamental no solo para que el mismo alcance el éxito deseado, sino también para fomentar el desarrollo de una empresa, ya que ayuda a optimizar la visibilidad de la marca, sirve para fidelizar y captar clientes, al igual que para promocionar la empresaria y brindarle experiencias enriquecedoras a los usuarios, lo que termina por ayudar a incrementar la cantidad de ventas.
Recomendaciones para llevar a cabo un evento exitoso
Es por ello que al pretender realizar un evento corporativo de cualquier clase, con el propósito de que todo salga adecuadamente y pueda alcanzar el éxito, es preciso tomar en cuenta una amplia variedad de aspectos que deben ser evaluados, planificados y organizados con antelación.
Varias de estos aspectos pueden llevar horas, mientras que hay otros que requieren de días, de manera que contar con un planning adecuado y una revisión completa, se trata de un punto esencial.
Con el fin de que el evento sea exitoso, resulta preciso tomar en cuenta cada pequeño detalle, asegurándose de planificar cuidadosamente cada detalle y controlar todo para prevenir posibles imprevistos; en este sentido, algunos consejos que pueden ser de ayuda son los siguientes:
Innovar
Para poder realizar un evento creativo y original es necesario pensar de manera diferente y debido a que seguramente la mayor parte de los asistentes han asistido a diversos eventos y conferencias, es conveniente tratar de innovar para lograr que la celebración no solo sea única y especial, sino también memorable.
Muchas veces por ejemplo contar con una agencia de conferenciantes que te asesore puede ser de gran ayuda para contar con los mejores ponentes de tu región.
Definir claramente los objetivos que se desean alcanzar
Es posible vincularlos con la cantidad de personas que asistirán al evento, la cantidad de contactos que se desean conseguir y/o los ingresos que se esperan lograr, etc.
Y es que contar con objetivos claros resulta esencial no solo para poder definir el camino del evento, sino además para lograr que los colaboradores o personal en general sepan con certeza lo que deben hacer y lo que se pretende lograr al terminar el evento.
Buscar el lugar apropiado
Resulta importante encontrar el lugar adecuado para el tipo de evento que se desea realizar, ya que cada clase de celebración precisa de una determinada locación.
Por ejemplo, al celebrar algún lanzamiento de la marca donde solo asistirán algunos clientes selectos, lo mejor suele ser que el evento tenga lugar dentro de un espacio cerrado, de modo que sea posible crear un ambiente íntimo; por otro lado, si se celebra el fin de año, sería más aconsejable un evento un poco más informal, el cual podría llevarse a cabo dentro de un amplio salón o en algún jardín.
Asimismo, es necesario tener en cuenta que la ubicación del espacio donde se celebrará el evento, tiene una gran influencia sobre la asistencia de los invitados, por lo que conviene buscar un lugar que se encuentre próximo a las áreas de oficinas.
Mientras que si es un evento dirigido al público en general, sería aconsejable realizarlo en las cercanías de alguna ruta de transporte público.
Determinar un presupuesto
Dentro de los principales aspectos a considerar para lograr el éxito de un evento, se encuentra el ser capaz de ahorrar al máximo en relación a los costes que supone la organización del mismo y el mejor modo de lograrlo suele ser buscando patrocinadores los cuales deseen colaborar con la realización del evento.
Resulta evidente que en gran medida, el presupuesto dependerá de la clase de evento a realizar y/o su tamaño (cantidad de asistentes); sin embargo, también es fundamental poder reducir los costes del mismo a fin de poder recibir mayores beneficios.
Invitados
Escoger adecuadamente la lista de invitados se trata de otra de las claves esenciales para organizar un evento de éxito.
Existen ocasiones donde la lista de asistentes suele ser bastante clara, como por ejemplo, al tratarse de un evento dirigido a los empleados de la empresa.
No obstante, también hay casos en los que suelen realizarse eventos de gran envergadura donde debe decidirse con antelación quienes serán invitados y quiénes no.
Realizar las invitaciones con antelación y poder controlar la asistencia de los invitados, es de gran ayuda para poder escoger un lugar idóneo para el evento de acuerdo al número de invitados.
Aprovechar las redes sociales
Para llevar a cabo la publicidad del evento previamente a su celebración y lograr incrementar la cantidad de participantes e incluso para que se mantenga como tema después de haber sido realizado, las redes sociales se presentan como una gran herramienta.
Conocer al público para ajustar a él los contenidos y el mensaje del evento
Los invitados de los eventos promocionales suelen ser los clientes de la empresa, por lo que es preciso esforzarse por conocerlos adecuadamente a fin de lograr ofrecer una experiencia capaz de cumplir con sus expectativas.
Esa es la razón por la cual ajustar la temática, la decoración, los diseños, la música, el mensaje y la comunicación a través de los medios sociales, se trata de un aspecto fundamental para lograr que el evento sea un verdadero éxito.
Ofrecerles comida y bebidas
Para ofrecer una experiencia completa a los invitados, conviene contar con un servicio de catering durante el evento.
Asimismo, hay que tener en cuenta que la barra de licores permite añadirle valor al evento; pero considerando que no todos los invitados beben o no quieren alcohol en el momento, conviene ofrecer un poco de todo.
